Datenschutz bei der Betriebsratswahl
Die nächsten Betriebsratswahlen werfen ihre Schatten voraus. In vielen Unternehmen werden bereits die Wahlvorstände bestimmt und Kandidaten benannt.
Doch bevor die Wahl durchgeführt werden kann, haben die Wahlvorstände einiges zu erledigen und fordern hierfür auch Daten aus der Personalabteilung an.
So hat der Wahlvorstand gem. §2 Abs. 1 S. 1 WO eine Liste der Wahlberechtigten aufzustellen. Hierfür hat der Arbeitgeber die entsprechenden Daten zu übermitteln. Da der Wahlvorstand eigenständig die Voraussetzungen des Wahlrechts zu prüfen hat, genügt es nicht, dass der Arbeitgeber bereits eine Auswahlliste übermittelt. Stattdessen sind alle für die Entscheidung des Wahlvorstandes notwendigen Daten, also Familienname, Vorname und Geburtsdatum sowie das Geschlecht aller Beschäftigten mitzuteilen, die zum Zeitpunkt der Wahl im Unternehmen beschäftigt sind. Außerdem müssen Leiharbeitnehmer, die das Unternehmen geliehen hat, gekennzeichnet werden, da diese nämlich bei der Wahl nicht wählbar sind.
Die Liste der Wahlberechtigten ist im Unternehmen durch den Wahlvorstand öffentlich auszuhängen. Das Procedere ist in § 2 Abs. 4 der Wahlordnung wie folgt geregelt: “Ein Abdruck der Wählerliste und ein Abdruck dieser Verordnung sind vom Tage der Einleitung der Wahl […] bis zum Abschluss der Stimmabgabe an geeigneter Stelle im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen. Der Abdruck der Wählerliste soll die Geburtsdaten der Wahlberechtigten nicht enthalten.“
Zusätzlich hat der Wahlvorstand bei den aufgestellten Kandidat: innen deren Wählbarkeit gem. § 8 BetrVG zu prüfen und benötigt für diese einen Nachweis, ob sie zum Zeitpunkt der Wahl dem Unternehmen schon mindestens sechs Monate angehören und nicht zur Gruppe der leitenden Mitarbeitenden zu zählen sind.
Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Weitergabe der betroffenen personenbezogenen Daten an den Wahlvorstand ist somit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die verantwortliche Stelle unterliegt.
Bei der Übermittlung der Daten an den Wahlvorstand ist Artikel 32 DSGVO zu beachten. Die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der personenbezogenen Daten der betroffenen Beschäftigten muss gewährleistet sein. Die Übergabe der Daten hat in einer angemessen gesicherten Form zu erfolgen und ist im Sicherheitskonzept zu dokumentieren.
Nicht zu Vergessen ist die Pflicht des Unternehmens, gem. Art. 13 DSGVO die Beschäftigten rechtzeitig über die Weitergabe ihrer Daten an den Wahlvorstand in angemessener Weise zu informieren.
Die vom Wahlvorstand erstellten Wählerlisten sind nach Abschluss der Betriebsratswahl vom Wahlvorstand an den neu gewählten Betriebsrat zu übergeben und von diesem gemäß § 19 WO (mindestens) bis zur Beendigung seiner Amtszeit aufzubewahren und dann zu löschen.
Die vom Unternehmen dem Wahlvorstand zur Verfügung gestellten Daten sind nach Erstellung der Wählerlisten aber spätestens Abschluss der Wahl vollständig zu vernichten, da deren Zweckbindung entfallen ist.
Zudem hat der Betriebsrat bei der Erfüllung der Betroffenenrechte gem. Kapitel 3 DSGVO nach Aufforderung durch den Verantwortlichen entsprechend mitzuwirken.
Zur Erfüllung der Rechenschaftspflichten aus Artikel 5 Abs. 2 DSGVO ist das Sicherungskonzept geeignet zu dokumentieren. Die Eignung sollte aus Sicht der Datensicherheit sowie des Datenschutzes durch die verantwortlichen Stellen im Vorfeld bestätigt werden.
Sehr gerne unterstützen wir die Unternehmen und Betriebsräte bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und deren Dokumentation.
