Der Onboarding-Prozess
Gerade beim Einstellungs- und Bewerbungsprozess sind diverse Datenschutzhürden zu nehmen.
Im Personalbereich werden erfahrungsgemäß die meisten personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, so dass dieser Bereich immer gründlich und ausführlich zu betrachten ist.
Bereits vor Antritt der Arbeitsstelle benötigt der Arbeitgeber wichtige Informationen und Dokumente des Mitarbeiters, wie z.B. fast immer einen Personalfragebogen.
Der Personalfragebogen – Datensparsamkeit
Bei den Angaben im Personalfragebogen handelt es sich um eine Datenverarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Hier können die Rechtsgrundlagen Vertrag, Einwilligung und das sog. Berechtigte Interesse herangezogen werden. An dieser Stelle ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 94 Abs. 1 BetrVG zu berücksichtigen.
Ein dokumentierter Onboarding-Prozess regelt dann z.B. die Beachtung von internen QM-Informationen oder auch die Einrichtung des Arbeitsplatzes, dass dort durch die IT-Abteilung Berechtigungen auf Computerprogramme, Laufwerke und Ordner eingerichtet werden.
Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Neue Mitarbeiter sind auf die Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Dabei sind die Mitarbeiter darüber zu informieren, was sie in datenschutzrechtlicher Hinsicht bei ihrer täglichen Arbeit beachten müssen. Auch sind Prozesse wie das Verhalten bei Datenpannen oder bei Auskunftsersuchen zu installieren.
Umsetzung
Zusammen mit unseren Consultants erstellen wir mit Ihnen einheitliche Aufgaben und Abläufe des gesamten Onboarding-Prozesses. Wir standardisieren gemeinsam Checklisten und Leitfäden für alle Beteiligten. So werden keine wichtigen Punkte ausgelassen und auch der Datenschutz wird dabei nicht vergessen.
